Trong xu hướng chuyển đổi số ngành thuế, việc thực hiện khai thuế điện tử đã trở thành phương thức phổ biến, tiện lợi và được khuyến khích áp dụng rộng rãi. Tuy nhiên, để việc khai thuế điện tử được chấp nhận hợp lệ, người nộp thuế cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo đúng quy định.

1. Hồ sơ khai thuế điện tử mới nhất 2025 gồm những gì?

Căn cứ khoản 1 Điều 6 Thông tư 19/2021/TT-BTC quy định như sau:

“Điều 6. Chứng từ điện tử trong giao dịch thuế điện tử

1. Chứng từ điện tử gồm:

a) Hồ sơ thuế điện tử: hồ sơ đăng ký thuế; hồ sơ khai thuế; xác nhận việc thực hiện nghĩa vụ thuế; tra soát thông tin nộp thuế; thủ tục bù trừ tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa; hồ sơ hoàn thuế; hồ sơ miễn giảm thuế; miễn tiền chậm nộp; không tính tiền chậm nộp; hồ sơ khoanh tiền thuế nợ; hồ sơ xóa nợ tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt; gia hạn nộp thuế; nộp dần tiền thuế nợ và các hồ sơ, văn bản khác về thuế dưới dạng điện tử được quy định tại Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn Luật Quản lý thuế.

b) Chứng từ nộp NSNN điện tử: chứng từ nộp NSNN theo quy định tại Nghị định số 11/2020/NĐ-CP ngày 20/01/2020 của Chính phủ về thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực Kho bạc Nhà nước (sau đây gọi là Nghị định số 11/2020/NĐ-CP) dưới dạng điện tử, trường hợp nộp thuế qua hình thức nộp thuế điện tử của ngân hàng hoặc tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán thì chứng từ nộp NSNN là chứng từ giao dịch của ngân hàng hoặc tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán phải đảm bảo đủ các thông tin trên mẫu chứng từ nộp NSNN.

c) Các thông báo, quyết định, văn bản khác của cơ quan thuế dưới dạng điện tử.

d) Các chứng từ điện tử theo quy định tại khoản này phải được ký điện tử theo quy định tại Điều 7 Thông tư này. Trường hợp hồ sơ thuế điện tử có các tài liệu kèm theo ở dạng chứng từ giấy phải được chuyển đổi sang dạng điện tử theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử, Nghị định số 165/2018/NĐ-CP ngày 24/12/2018 của Chính phủ về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính (sau đây gọi là Nghị định số 165/2018/NĐ-CP).

[…]”

Như vậy, hồ sơ thuế điện tử trong giao dịch thuế điện tử bao gồm:

• Hồ sơ đăng ký thuế;
• Hồ sơ khai thuế;
• Xác nhận việc thực hiện nghĩa vụ thuế; tra soát thông tin nộp thuế; thủ tục bù trừ tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt nộp thừa;
• Hồ sơ hoàn thuế;
• Hồ sơ miễn giảm thuế; miễn tiền chậm nộp; không tính tiền chậm nộp;
• Hồ sơ khoanh tiền thuế nợ;
• Hồ sơ xóa nợ tiền thuế, tiền chậm nộp, tiền phạt; gia hạn nộp thuế; nộp dần tiền thuế nợ
• Và các hồ sơ, văn bản khác về thuế dưới dạng điện tử được quy định tại Luật Quản lý thuế 2019 và các văn bản hướng dẫn Luật Quản lý thuế 2019.

2. Hồ sơ khai thuế là gì? 06 trường hợp không phải nộp hồ sơ khai thuế mới nhất 2025

2.1. Hồ sơ khai thuế là gì?

• Căn cứ vào khoản 1 Điều 7 Nghị định 126/2020/NĐ-CP thì hồ sơ khai thuế là tờ khai thuế và các chứng từ, tài liệu liên quan làm căn cứ để xác định nghĩa vụ thuế của người nộp thuế với ngân sách nhà nước do người nộp thuế lập và gửi đến cơ quan quản lý thuế bằng phương thức điện tử hoặc giấy.
• Người nộp thuế phải khai tờ khai thuế, bảng kê, phụ lục (nếu có) theo đúng mẫu quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực, đầy đủ các nội dung trong tờ khai thuế, bảng kê, phụ lục;
• Nộp đầy đủ các chứng từ, tài liệu quy định trong hồ sơ khai thuế với cơ quan quản lý thuế. Đối với một số loại giấy tờ trong hồ sơ khai thuế mà Bộ Tài chính không ban hành mẫu nhưng pháp luật có liên quan có quy định mẫu thì thực hiện theo quy định của pháp luật có liên quan.

2.2. 06 trường hợp không phải nộp hồ sơ khai thuế mới nhất 2025

Trường hợp người nộp thuế không phải nộp hồ sơ khai thuế theo khoản 3 Điều 7 Nghị định 126/2020/NĐ-CP (sửa đổi tại Nghị định 91/2022/NĐ-CP) như sau:

• (1) Người nộp thuế chỉ có hoạt động, kinh doanh thuộc đối tượng không chịu thuế theo quy định của pháp luật về thuế đối với từng loại thuế.
• (2) Cá nhân có thu nhập được miễn thuế theo quy định của pháp luật về thuế thu nhập cá nhân và quy định tại điểm b khoản 2 Điều 79 Luật Quản lý thuế trừ cá nhân nhận thừa kế, quà tặng là bất động sản; chuyển nhượng bất động sản.
• Tại điểm b khoản 2 Điều 79 Luật Quản lý thuế quy định miễn thuế đối với trường hợp: Cá nhân có số tiền thuế phát sinh phải nộp hằng năm sau quyết toán thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương, tiền công từ 50.000 đồng trở xuống
• (3) Doanh nghiệp chế xuất chỉ có hoạt động xuất khẩu thì không phải nộp hồ sơ khai thuế giá trị gia tăng.
• (4) Người nộp thuế tạm ngừng hoạt động, kinh doanh theo quy định tại Điều 4 Nghị định 126/2020/NĐ-CP.
• (5) Người nộp thuế nộp hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế, trừ trường hợp chấm dứt hoạt động, chấm dứt hợp đồng, tổ chức lại doanh nghiệp theo quy định của khoản 4 Điều 44 Luật Quản lý thuế.
• Tại khoản 4 Điều 44 Luật Quản lý thuế: Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với trường hợp chấm dứt hoạt động, chấm dứt hợp đồng hoặc tổ chức lại doanh nghiệp chậm nhất là ngày thứ 45 kể từ ngày xảy ra sự kiện.
• (6) Người khai thuế thu nhập cá nhân là tổ chức, cá nhân trả thu nhập thuộc trường hợp khai thuế thu nhập cá nhân theo tháng, quý mà trong tháng quý đó không phát sinh việc khấu trừ thuế thu nhập cá nhân của đối tượng nhận thu nhập.

3. Hồ sơ khai thuế lần đầu mới nhất 2025 gồm những gì?

3.1. Hồ sơ đăng ký thuế lần đầu đối với doanh nghiệp, hợp tác xã, tổ hợp tác đăng ký thuế cùng với đăng ký kinh doanh năm 2025 gồm những gì?

Căn cứ Điều 7 Thông tư 86/2024/TT-BTC quy định về hồ sơ đăng ký thuế lần đầu từ 06/2/2025 đối với doanh nghiệp, hợp tác xã, tổ hợp tác đăng ký thuế cùng với đăng ký kinh doanh theo cơ chế một cửa liên thông là:

• Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, đăng ký hợp tác xã, đăng ký tổ hợp tác theo quy định của pháp luật về đăng ký kinh doanh.

3.2. Hồ sơ đăng ký thuế lần đầu đối với tổ chức đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan thuế từ 06/2/2025 gồm những gì?

Căn cứ Điều 7 Thông tư 86/2024/TT-BTC quy định hồ sơ đăng ký thuế lần đầu đối với tổ chức đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan thuế theo quy định tại khoản 2 Điều 31 Luật Quản lý thuế 2019; khoản 2 Điều 32 Luật Quản lý thuế 2019 và các quy định sau:

• (1) Đối với người nộp thuế là tổ chức quy định tại điểm a, b, c, n khoản 2 Điều 4 Thông tư 86/2024/TT-BTC:
  • (1.1) Tổ chức kinh tế và các đơn vị phụ thuộc (trừ tổ hợp tác) quy định tại điểm a, b khoản 2 Điều 4 Thông tư 86/2024/TT-BTC nộp hồ sơ đăng ký thuế lần đầu tại Cục Thuế nơi đặt trụ sở.
    • (a) Hồ sơ đăng ký thuế của tổ chức là đơn vị độc lập, đơn vị chủ quản gồm:
      • Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 01-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC;
      • Bảng kê các công ty con, công ty thành viên mẫu số BK01-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC (nếu có);
      • Bảng kê các đơn vị phụ thuộc mẫu số BK02-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC (nếu có);
      • Bảng kê địa điểm kinh doanh mẫu số BK03-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC (nếu có);
      • Bảng kê các nhà thầu nước ngoài, nhà thầu phụ nước ngoài mẫu số BK04-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC (nếu có);
      • Bảng kê các nhà thầu, nhà đầu tư dầu khí mẫu số BK05-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC (nếu có);
      • Bảng kê góp vốn của tổ chức, cá nhân mẫu số 06-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC (nếu có);
      • Bản sao Giấy phép thành lập và hoạt động, hoặc Quyết định thành lập, hoặc Văn bản tương đương do cơ quan có thẩm quyền cấp, hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật của nước có chung biên giới (đối với tổ chức của nước có chung biên giới đất liền với Việt Nam thực hiện hoạt động mua, bán, trao đổi hàng hóa tại chợ biên giới, chợ cửa khẩu, chợ trong khu kinh tế cửa khẩu của Việt Nam).
    • (b) Hồ sơ đăng ký thuế của đơn vị phụ thuộc gồm:
      • Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 02-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC;
      • Bảng kê địa điểm kinh doanh mẫu số BK03-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC (nếu có);
      • Bảng kê các nhà thầu nước ngoài, nhà thầu phụ nước ngoài mẫu số BK04-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC (nếu có);
      • Bảng kê các nhà thầu, nhà đầu tư dầu khí mẫu số BK05-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC (nếu có);
      • Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động đơn vị phụ thuộc, hoặc Quyết định thành lập, hoặc Văn bản tương đương do cơ quan có thẩm quyền cấp, hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật của nước có chung biên giới (đối với tổ chức của nước có chung biên giới đất liền với Việt Nam thực hiện hoạt động mua, bán, trao đổi hàng hóa tại chợ biên giới, chợ cửa khẩu, chợ trong khu kinh tế cửa khẩu của Việt Nam).
  • (1.2) Tổ hợp tác, tổ chức khác và các đơn vị phụ thuộc theo quy định tại điểm b, c, n khoản 2 Điều 4 Thông tư 86/2024/TT-BTC nộp hồ sơ đăng ký thuế lần đầu tại Cục Thuế nơi tổ chức đóng trụ sở đối với tổ chức do cơ quan trung ương và cơ quan cấp tỉnh ra quyết định thành lập; tại Chi cục Thuế, Chi cục Thuế khu vực nơi tổ chức đóng trụ sở đối với tổ chức do cơ quan cấp huyện ra quyết định thành lập và nơi tổ hợp tác đóng trụ sở.
    • (a) Hồ sơ đăng ký thuế của tổ chức là đơn vị độc lập, đơn vị chủ quản gồm:
      • Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 01-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC;
      • Bảng kê các công ty con, công ty thành viên mẫu số BK01-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC (nếu có);
      • Bảng kê các đơn vị phụ thuộc mẫu số BK02-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC (nếu có);
      • Bảng kê địa điểm kinh doanh mẫu số BK03-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC (nếu có);
      • Bảng kê các nhà thầu nước ngoài, nhà thầu phụ nước ngoài mẫu số BK04-DK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC (nếu có);
      • Bản sao không yêu cầu chứng thực Quyết định thành lập hoặc Văn bản tương đương do cơ quan có thẩm quyền cấp.
    • (b) Hồ sơ đăng ký thuế của đơn vị phụ thuộc gồm:
      • Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 02-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC;
      • Bảng kê địa điểm kinh doanh mẫu số BK03-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC (nếu có);
      • Bảng kê các nhà thầu nước ngoài, nhà thầu phụ nước ngoài mẫu số BK04-DK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC (nếu có);
      • Bản sao không yêu cầu chứng thực Quyết định thành lập hoặc Văn bản tương đương do cơ quan có thẩm quyền cấp.
• (2) Đối với người nộp thuế theo quy định tại điểm d khoản 2 Điều 4 Thông tư 86/2024/TT-BTC (trừ cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự và cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế tại Việt Nam quy định tại (3)) nộp hồ sơ đăng ký thuế lần đầu tại Cục Thuế nơi tổ chức đóng trụ sở hoặc nơi cá nhân có địa chỉ thường trú tại Việt Nam. Hồ sơ đăng ký thuế gồm: Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 01-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC.
• (3) Đối với người nộp thuế là cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự và cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế tại Việt Nam theo quy định tại điểm d khoản 2 Điều 4 Thông tư 86/2024/TT-BTC nộp hồ sơ đăng ký thuế lần đầu tại Cục Thuế nơi tổ chức đóng trụ sở. Hồ sơ đăng ký thuế gồm:
  • Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 06-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC;
  • Giấy xác nhận của Cục Lễ tân Nhà nước – Bộ Ngoại giao.
• (4) Đối với người nộp thuế là nhà thầu nước ngoài, nhà thầu phụ nước ngoài quy định tại điểm đ khoản 2 Điều 4 Thông tư 86/2024/TT-BTC trực tiếp kê khai, nộp thuế nhà thầu hoặc các nghĩa vụ thuế khác trừ thuế nhà thầu do bên Việt Nam khấu trừ, nộp thay theo quy định của pháp luật về quản lý thuế nộp hồ sơ đăng kỷ thuế lần đầu tại Cục Thuế nơi đặt trụ sở. Hồ sơ đăng ký thuế gồm:
  • Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 04-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC;
  • Bảng kê các nhà thầu nước ngoài, nhà thầu phụ nước ngoài mẫu số BK04-DK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC (nếu có);
  • Bản sao Giấy xác nhận đăng ký văn phòng điều hành hoặc Văn bản tương đương do cơ quan có thẩm quyền cấp (nếu có).
• (5) Đối với người nộp thuế là nhà cung cấp ở nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam quy định tại điểm e khoản 2 Điều 4 Thông tư 86/2024/TT-BTC trực tiếp đăng ký thuế thì thực hiện nộp hồ sơ đăng ký thuế lần đầu đến cơ quan thuế theo quy định tại Điều 76 Thông tư 80/2021/TT-BTC và Nghị định 126/2020/NĐ-CP.
• (6) Đối với người nộp thuế là tổ chức khấu trừ nộp thay và tổ chức được cơ quan thuế ủy nhiệm thu quy định tại điểm g, m khoản 2 Điều 4 Thông tư 86/2024/TT-BTC nộp hồ sơ đăng ký thuế tại cơ quan thuế như sau:
  • Tổ chức khấu trừ nộp thay cho nhà thầu nước ngoài, nhà thầu phụ nước ngoài nộp hồ sơ đăng ký thuế tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Hồ sơ đăng ký thuế gồm:
    • Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 04.1-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC;
    • Bảng kê các hợp đồng nhà thầu nước ngoài, nhà thầu phụ nước ngoài nộp thuế thông qua Bên Việt Nam mẫu số 04.1-ĐK-TCT-ВК.
  • Tổ chức hợp tác kinh doanh với cá nhân, tổ chức được giao quản lý hợp đồng hợp tác kinh doanh với tổ chức nhưng không thành lập pháp nhân riêng nộp hồ sơ đăng ký thuế tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Hồ sơ đăng ký thuế gồm:
    • Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 04.1-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC;
    • Bản sao hợp đồng hoặc văn bản hợp tác kinh doanh.
  • Ngân hàng thương mại, tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán hoặc tổ chức được nhà cung cấp ở nước ngoài ủy quyền có trách nhiệm khấu trừ và nộp thuế thay cho nhà cung cấp ở nước ngoài nộp hồ sơ đăng ký thuế tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Hồ sơ đăng ký thuế gồm: Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 04.1-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC.
  • Tổ chức được cơ quan thuế ủy nhiệm thu nộp hồ sơ đăng ký thuế tại cơ quan thuế ký hợp đồng ủy nhiệm thu. Hồ sơ đăng ký thuế gồm: Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 04.4-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC.
• (7) Đối với người nộp thuế quy định tại điểm h khoản 2 Điều 4 Thông tư 86/2024/TT-BTC nộp hồ sơ đăng ký thuế lần đầu tại Cục Thuế nơi đặt trụ sở hoặc tại Cục Thuế doanh nghiệp lớn trong trường hợp người nộp thuế được phân công cho Cục Thuế doanh nghiệp lớn quản lý.
  • Hồ sơ đăng ký thuế của người điều hành, công ty điều hành chung và doanh nghiệp liên doanh, tổ chức được Chính phủ Việt Nam giao nhiệm vụ tiếp nhận phần lãi được chia của Việt Nam thuộc các mỏ dầu khí tại vùng chồng lấn (sau đây gọi chung là người điều hành) gồm:
    • Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 01-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC;
    • Bảng kê nhà thầu, nhà đầu tư dầu khí mẫu số BK05-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC;
    • Bản sao Giấy chứng nhận đầu tư, hoặc Giấy phép đầu tư.
  • Hồ sơ đăng ký thuế của nhà thầu, nhà đầu tư dầu khí (bao gồm cả nhà thầu nhận phần lãi được chia) gồm: Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 02-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC.
  • Hồ sơ đăng ký thuế đối với Công ty mẹ – Tập đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam đại diện nước chủ nhà nhận phần lãi được chia từ các hợp đồng dầu khí gồm: Tờ khai đăng ký thuế mẫu số 02-ĐK-TCT ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC.