Theo quy định hiện hành, đặc biệt là Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc ký tên và đóng dấu (dấu treo, dấu giáp lai) phải đảm bảo tính minh bạch, chống gian lận và đúng kỹ thuật để văn bản có giá trị pháp lý
Trong hoạt động của doanh nghiệp, cơ quan nhà nước hay các giao dịch dân sự, việc ký tên và đóng dấu trên văn bản là yêu cầu quan trọng nhằm bảo đảm giá trị pháp lý, tính xác thực và trách nhiệm của chủ thể ban hành. Bên cạnh chữ ký thông thường, các hình thức đóng dấu giáp lai và dấu treo cũng được sử dụng rất phổ biến trong hồ sơ, hợp đồng, tài liệu nhiều trang hoặc văn bản nội bộ. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ cách ký tên đúng vị trí, khi nào phải đóng dấu giáp lai, khi nào sử dụng dấu treo và giá trị pháp lý của từng loại dấu theo quy định hiện hành. Việc thực hiện sai có thể khiến hồ sơ bị trả lại, văn bản thiếu tính thống nhất hoặc phát sinh tranh chấp trong quá trình sử dụng. Vì vậy, việc nắm rõ quy định mới nhất về cách ký tên, đóng dấu giáp lai và dấu treo sẽ giúp cá nhân, doanh nghiệp thực hiện thủ tục đúng quy định, hạn chế rủi ro pháp lý và bảo đảm tính chuyên nghiệp trong công việc.
1. Thế nào là dấu treo, dấu giáp lai?
Trong hoạt động quản lý văn bản, hợp đồng và hồ sơ hành chính tại Việt Nam, “dấu treo” và “dấu giáp lai” là hai hình thức đóng dấu phổ biến, tuy không phải lúc nào cũng được định nghĩa trực tiếp bằng thuật ngữ trong văn bản quy phạm pháp luật, nhưng lại được quy định về cách thức quản lý, sử dụng con dấu và thể thức văn bản trong các văn bản pháp lý hiện hành, đặc biệt là Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư và Nghị định 99/2016/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung năm 2026) về quản lý và sử dụng con dấu.
1.1. Dấu treo là gì?
Dấu treo là cách đóng dấu của cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp lên một phần văn bản, thường ở góc trên bên trái của trang đầu hoặc chồng lên một phần tên đơn vị ban hành văn bản. Việc đóng dấu treo nhằm xác định văn bản đó do đúng cơ quan, tổ chức phát hành và có giá trị nhận diện nguồn gốc tài liệu. Khác với dấu đóng tại chữ ký, dấu treo không trực tiếp xác nhận nội dung hay ý chí của người ký mà chủ yếu có tác dụng quản lý, tránh việc thay đổi, thất lạc phụ lục hoặc tài liệu kèm theo.
Về bản chất pháp lý, dấu treo thường được sử dụng trong các trường hợp như: đóng dấu vào phụ lục kèm theo văn bản chính, tài liệu nội bộ, bản sao hoặc các trang tài liệu không phải là văn bản chính thức có chữ ký trực tiếp. Theo quy định tại Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc đóng dấu phải bảo đảm tính toàn vẹn và xác thực của văn bản; trong đó, dấu của cơ quan, tổ chức thường được đóng trùm lên một phần chữ ký đối với văn bản chính thức. Tuy nhiên, đối với tài liệu kèm theo hoặc phụ lục không có chữ ký riêng, việc sử dụng dấu treo là một cách để xác nhận tài liệu đó là một phần của hồ sơ do cơ quan ban hành, dù không làm phát sinh giá trị pháp lý độc lập như văn bản chính.
1.2. Dấu giáp lai là gì?
Dấu giáp lai là hình thức đóng dấu trên mép nối giữa các trang của văn bản hoặc tài liệu nhiều trang, sao cho dấu in đè lên một phần của nhiều tờ giấy liên tiếp. Mục đích chính của dấu giáp lai là bảo đảm tính toàn vẹn của tài liệu, ngăn chặn việc thay thế, thêm bớt hoặc sửa đổi nội dung giữa các trang sau khi văn bản đã được ký và đóng dấu.
Đối với văn bản, tài liệu nhiều trang, cơ quan, tổ chức có thể thực hiện đóng dấu giáp lai để đảm bảo tính liên kết giữa các trang. Thực tiễn áp dụng cho thấy, dấu giáp lai thường được sử dụng trong các loại hồ sơ như hợp đồng, hồ sơ đấu thầu, hồ sơ pháp lý, tài liệu gửi cơ quan nhà nước hoặc tài liệu có giá trị pháp lý cao, nơi yêu cầu nghiêm ngặt về tính nguyên vẹn của nội dung.
2. Phân biệt dấu treo và dấu giáp lai
Căn cứ Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP và công việc văn thư trên thực tế, có thể phân biệt dấu treo và dấu giáp lai qua các tiêu chí sau:
| Tiêu chí | Dấu treo | Dấu giáp lai |
| Khái niệm | Là cách đóng dấu lên trang đầu của văn bản hoặc phụ lục kèm theo văn bản chính. | Là cách đóng dấu chồng lên mép các tờ văn bản để liên kết các trang với nhau. |
| Mục đích sử dụng | Xác định tài liệu, phụ lục thuộc cơ quan ban hành văn bản chính. | Bảo đảm tính toàn vẹn của văn bản, tránh thay đổi hoặc thêm bớt trang. |
| Vị trí đóng dấu | Đóng tại trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan hoặc tiêu đề phụ lục. | Đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản. |
| Phạm vi dấu | Chỉ xuất hiện trên một trang của tài liệu kèm theo. | Dấu trùm lên nhiều tờ giấy liên tiếp của văn bản. |
| Số lượng trang áp dụng | Thường áp dụng cho phụ lục, danh sách hoặc tài liệu gửi kèm. | Mỗi dấu đóng tối đa trên 05 tờ văn bản. |
| Ý nghĩa pháp lý | Thể hiện tài liệu có liên quan đến văn bản chính của cơ quan ban hành. | Thể hiện sự liên kết giữa các trang và bảo đảm nội dung không bị thay đổi. |
| Cách thể hiện | Dấu không chồng lên chữ ký của người có thẩm quyền. | Dấu chồng lên mép các trang giấy để liên kết tài liệu. |
| Trường hợp sử dụng phổ biến | Phụ lục hợp đồng, bảng kê, danh sách kèm theo văn bản. | Hồ sơ nhiều trang, hợp đồng, tài liệu lưu trữ nhiều tờ. |
| Căn cứ pháp lý | Điểm c, d khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP | Điểm d, đ khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP |
3. Hướng dẫn cách ký tên, đóng dấu giáp lai, dấu treo theo quy định mới nhất
3.1. Hướng dẫn cách ký tên
Căn cứ Điều 13, Khoản 7 Mục II Phụ lục I Nghị định 30/2020/NĐ-CP cách ký tên được thực hiện như sau:
– Trường hợp cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, người đứng đầu là người có thẩm quyền ký chính đối với các văn bản được ban hành. Trường hợp cần thiết, cấp phó có thể được giao ký thay đối với những lĩnh vực được phân công phụ trách. Khi ký thay, người ký phải ghi đúng ký hiệu “KT.” trước chức vụ của người đứng đầu. Nếu cấp phó được giao điều hành hoặc phụ trách chung thì vẫn thực hiện cách ký như trường hợp ký thay cấp trưởng.
